Revisionssicherheit & Beweiswerterhaltung

Zu diesem Thema gibt es Duzende Abhandlungen im Internet, die Sie unter den entsprechenden Stichworten in jeder Suchmaschine finden können.

Der erste Schritt ist immer die Frage nach der "Schutzbedarfsklasse" der Dokumente.
Hier haben wir üblicherweise die Stufen "Basis", "hoch" und "sehr hoch", wobei eine Einstufung der Dokumente in eine dieser Klassen nicht immer eindeutig ist.

Reine private Dokumente (zB. private Korrespondenz) haben eigentlich gar keine Schutzbedarfsklasse, wobei aber Rechnungen - auch wenn diese privater Natur sind - in die Schutzbedarfsklasse "Basis" fallen.
Haben Sie eine Firma und sind Rechnungen steuerrelevant, dann fallen diese in die Schutzbedarfsklasse "hoch".
In die Klasse "sehr hoch" fielen Dokumente wie Urkunden, Versicherungsscheine, etc.

Wenn Sie unsicher sind, so klären Sie bitte mit Ihrem Steuerberater oder Rechtsanwalt vorher ab, ob unsere Verfahrensweise für Sie geeignet ist.

Auch wenn man Dokumente wie Urkunden, Versicherungsscheine, etc. scannen und vernichten könnte, so raten wir Ihnen dringend davon ab, solche Unterlagen nach dem Scannen zu vernichten.
Wir scannen diese Unterlagen gerne für Sie und sichern diese mit einem qualifizierten elektronischen Zeitstempel eines akkreditierten Trustcenter (gemäß internationalem RFC 3161 Standard).
Von Urkunden benötigen wir eine beglaubigte Kopie, da wir ja einzelne Blätter benötigen und das Original nicht beschädigen wollen.

Steuerlich relevante Unterlagen (zB Ein- und Ausgangsrechnungen) sichern wir auf Wunsch mit einer qualifizierten elektronischen Signatur. Falls diese Signierung von Ihnen bestellt wird, dann wird auch das durchgängige Vier-Augen-Prinzip angewendet. D.h. dass jede Seite bei uns nach dem Scannen mit dem Original verglichen wird und Sie sich ebenfalls zu einer solchen Prüfung verpflichten. Erst nach der doppelten Sichtung darf ein Vernichten der Unterlagen erfolgen.

Die gescannten Unterlagen werden auf DVD gebrannt und auf Wunsch auch im Cloud-Speicher gesichert.
Somit sind Punkte wie "Vollständigkeit", "Schutz vor Veränderung und Verfälschung", "Sicherung vor Verlust" und "Einhaltung der Aufbewahrungsfristen" gewährleistet.
Eine Dokumentation des Verfahrens (Verfahrensbeschreibung) erhalten Sie in gescannter Form zusammen mit Ihren Daten.

Für eine Langzeitarchivierung ist nur der Cloud-Speicher in Verbindung mit dem Backup eine geeignete Maßnahme.

Es gibt einige Richtlinien und Vorschläge, um nur einmal Stichworte wie "Ersetzendes Scannen", "TR-RESISCAN", "GoBS" oder "GoBD" zu nennen.

Wichtig ist, dass Sie bei uns wählen können, welche Variante Sie möchten. Wir beraten Sie auch gerne - fragen Sie uns.

Variante 1 - Scannen

  • Scannen der Dokumente
  • Sichtkontrolle und Vergleich mit Original durch uns (stichprobenartig ca. alle 5 Blatt)
  • Sichtkontrolle und Vergleich mit Original durch den Kunden
  • Nach Bestätigung der Kontrolle und Abnahme kann die Vernichtung erfolgen
  • Sichern der Daten auf DVD

 

Variante 2 - Scannen & Signieren

  • Scannen der Dokumente
  • Sichtkontrolle aller Seiten durch uns
  • Signierung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur
  • Sichtkontrolle aller Seiten durch den Kunden
  • Nach Bestätigung der Kontrolle und Abnahme kann die Vernichtung erfolgen
  • Sichern der Daten auf DVD
  • Empfohlen: Sicherung in der Cloud

Diese Variante wird empfohlen, wenn steuerlich relevante Unterlagen (wie zB Ein- und Ausgangsrechnungen) gescannt werden.

 

Variante 3 - Langzeitarchivierung & Beweiswerterhaltung

  • Scannen der Dokumente
  • Sichtkontrolle aller Seiten durch uns
  • Signierung mit einem qualifizierten Zeitstempel
  • Sichtkontrolle aller Seiten durch den Kunden
  • Nach Bestätigung der Kontrolle und Abnahme kann die Vernichtung erfolgen
  • Sichern der Daten auf DVD
  • Sichern der Daten im Rechenzentrum
  • Zusätzlich empfohlen: Sicherung in der Cloud

Für Variante 3 machen wir Ihnen gerne ein individuelles Angebot.
Beachten Sie aber, dass diese Variante wirklich nur in den seltensten Fällen notwendig ist.