Hardware * Software * Dienstleistungen

Sie kennen das Problem:
Der Schrank platzt vor lauter Aktenordnern aus allen Nähten
und auch die Ordner selbst sind bis zum Anschlag gefüllt.

Wichtige Dokumente müssen 10 Jahre aufbewahrt werden,
was dazu führt, dass Sie nicht mehr wissen, wohin mit den Ordnern.

Eventuell sind Sie sogar gezwungen einen eigenen Lagerraum anzumieten !?

Damit ist jetzt Schluss
denn hier ist die komplette Lösung
in drei einfachen Schritten zu leeren Schränken

Weg mit Ordnern und Papier
und das schon ab 5,-- €

Fordern Sie ein unverbindliches Angebot an:

Ein sehr wichtiges Thema ist hier die Revisions-Sicherheit und Beweiswerterhaltung. Falls die Akten nicht nur reine private Daten (private Rechnungen, Korrespondenz, etc.) enthalten, dann sollten Sie unsere Zusammenfassung einmal durchlesen.

Scannen

Wir scannen die Dokumente für Sie ein. Dafür nutzen wir Hochleistungs-Scanner von Kodak.

Die Dokumente werden beidseitig gescannt - leere Seiten werden automatisch erkannt und entfernt.

Die Ergebnisse des Scannens werden auf DVD-R gebrannt, die Sie erhalten und vor einem Vernichten der Akten (kann durch uns erfolgen) überprüfen.

Für "normale" Dokumente, die keiner erweiterten Revisions-Sicherheit bedürfen, ist dies ausreichend.
Bei rechtlich relevanten Dokumenten (Belege für das Finanzamt, Versicherungsunterlagen, o.ä.) bieten wir optional eine elektronische Signatur, mit der die Scans dann rechtssicher sind.

Sichern

Wir sichern die gescannten Dokumente auf DVD-R, so dass Sie hier schon die erste Anforderung an eine Revisions-Sicherheit erfüllt ist (Unveränderbarkeit der Scans).
Da die Lebensdauer einer gebrannten DVD bei ca 80-100 Jahren (laut Herstellern) liegt, ist die Mindestaufbewahrungszeit von 10 Jahren mit Sicherheit gewährleistet.

Wollen Sie ganz auf Nummer Sicher gehen, so können Sie bei uns Cloud-Speicher (Festplatten-Speicherplatz im Internet) mieten, auf den wir die Daten für Sie übertragen. Alternativ auf unseren Standard-Web-Servern oder auf speziell gesicherten und verschlüsselten Servern.
Und für den absoluten Schutz bieten wir optional noch dazu ein "georedundantes" Backup (Sichern der Daten in einem zweiten - mindestens 400km entfernten - Rechenzentrum).

Jeder Datei-Ordner in der Dateistruktur der DVD entspricht einem physikalischen Ordner .
Für jede "Abteilung" in einem Ordner wird eine Datei angelegt, die alle Dokumente enthält.

Schreddern

Auf Wunsch vernichten wir den Inhalt der Ordner in einem Schredder der Sicherheitsstufe 4 (empfohlen für geheimzuhaltendes Schriftgut).
Die Ordner selbst erhalten Sie wieder zurück oder können diese durch uns vernichten lassen.

Wollen Sie ganz auf Nummer Sicher gehen, dann verbringen wir die geschredderten Unterlagen in die Müllverbrennung, so dass eine endgültige Vernichtung erfolgt.
Hierfür werden die geschredderten Unterlagen vorher in 2 Boxen getrennt verpackt und getrennt zur Verbrennung gebracht.

Weitere Infos

Revisions-Sicherheit

Dadurch dass die Daten auf DVD-R geliefert werden, haben Sie eine Revisions-Sicherheit, die zusätzlich noch durch eine qualifizierte digitale Signatur (optional) garantiert wird. Somit können auch relevante Unterlagen (Rechnungen, Buchhaltung, wichtige Dokumente, uä.) als digitales Dokument archiviert werden. Durch die Unveränderbarkeit und die Signatur haben alle eingescannten Dokumente die gleiche rechtliche Beweiskraft, wie ihre Papier-Pendants.

Formate

Bevorzugt wird DIN A4, wobei aber auch andere Dokumente (5 x 5 cm bis 21,6 x 86,3 cm) eingescannt werden können.
Verarbeitet werden Papierstärken von 40 - 400 g/m².

Vorraussetzungen

Alle Klammern müssen entfernt worden sein. Es werden keine gehefteten Dokumente gescannt.
Sind zB Quittungen an ein DIN-A4-Blatt geklammert, so kann die Klammer mit Klebeband abgeklebt werden, was aber keine Garantie für einen korrekten Scanvorgang ist.
Unsere Scanner verfügen über eine Erkennung von Klammern, so dass solche Dokumente aussortiert werden. Auf Wunsch können diese Dokumente gesondert manuell (Flachbett-Scanner) eingescannt werden.

 

Preise

Auf Anfrage unterbreiten wir Ihnen gerne ein individuelles Angebot.
Der Preis ist abhängig von der Ordner-/Blatt-Anzahl, der Qualität der Unterlagen (zerknittert, geklammert, "Eselsohren", etc.) und den gewünschten Leistungen (digital signiert, Cloud-Speicherung, schwarz-weiß oder farbiges Scannen, anschließendem Schreddern, etc.).

Einen groben Anhaltspunkt geben Ihnen die folgenden Richtwerte:

Scannen

Leistung	Preis
Ordner "breit" ca. 8cm breit scannen (max. 500 Blatt)	30,-- €
Ordner "schmal" ca. 5cm breit scannen (max. 300 Blatt)	20,-- €
Scan (s/w) je angefangene 50 Blatt	5,-- €
Aufpreis für jede weitere "Abteilung" (je Ordner inclusive sind 12 Abteilungen)	0,20 €
manueller Scan eines einzelnen Blattes (zB wegen Klammern oder angehefteten Quittungensbons)	0,25 €
Dokumente farbig scannen (Aufpreis je angefangene 50 Blatt)	0,50 €
jedes Dokument als eigene Datei speichern (Aufpreis je angefangene 50 Blatt)	0,50 €
für jedes Dokument die Grafik-Datei speichern (Aufpreis je angefangene 50 Blatt)	0,50 €

 

Sicherheit

Leistung	Preis
1 Ordner "breit" (max. 500 Blatt) digital signieren	15,-- €
1 Ordner "schmal" (max. 300 Blatt) digital signieren	9,-- €
qualifizierte digitale Signatur je weitere angefangene 50 Blatt	2,-- €
Sichtkontrolle im 4-Augen-Prinzip durch uns (Preis je angefangene 50 Blatt)	5,-- €
Backup im Rechenzentrum (Preis je angefangene 5 GB / je Monat - Laufzeit 1 Jahr)	1,-- €

Für Cloud-Speicher besuchen Sie unsere Seite https://mycloudstorage.eu.
Dort finden Sie unser Gesamt-Angebot zum Cloud-Speicher.

Schreddern (Vernichten)

Leistung	Preis
Schreddern (je angefangene 100 Blatt)	6,-- €
Verbrennen (je angefangene 100 Blatt)	2,-- €
Schreddern & Verbrennen (je angefangene 100 Blatt)	7,-- €

 

Sonstige Leistungen

Leistung	Preis
Rückversand 1 - 3 breite Ordner (oder bis ca. 1.500 Blatt)   oder 1 - 5 schmale Ordner	12,50 €
Rückversand 4 - 9 breite Ordner (oder bis ca. 4.500 Blatt)   oder 6 - 16 schmale Ordner	19,50 €
Rückversand 1 DVD	2,-- €
Rückversand Aufpreis für jede weitere DVD	1,-- €
Rückversand auf 16GB USB-Stick (Preis je Stick)	15,-- €
persönliche Auslieferung - Grundpreis	10,-- €
persönliche Auslieferung - Fahrt je km	0,40 €
Datensichtung / Einweisung vor Ort - je angef. Viertelstunde	12,50 €

 

Allgemeine weitere Infos

Zuerst zu den verschiedenen Begriffen:
Ein "Dokument" ist ein "Blatt" und hat 2 Seiten (Vorder- und Rückseite).
Eine "Abteilung" ist eine Gruppe von Blättern zwischen 2 Register- oder Trenn-Blättern im Ordner (zB Monate bei Rechnungen).
Alternativ kann eine Trennung mit Hilfe von Einlage-Blättern erfolgen. 12 solcher "Abteilungen" sind inclusive beim Scan eines Ordners.
Für jede Abteilung wird eine eigene Datei (="Stapel") erzeugt, die alle Dokumente darin enthält, wobei aus Gründen der Übersichtlichkeit ein "Stapel" max. 70 Blätter hat (je nach Dicke aber eher max. 50 Blatt).

Platzt ein Ordner wirklich aus allen Nähten ("grosser Ordner" mehr als 500 Blatt oder "kleiner Ordner" mehr als 300 Blatt), so werden alle weiteren Blätter mit dem Aufpreis für je 50 Blatt zusätzlich berechnet.
Enthält eine "Abteilung" mehr als 50 Blatt, so wird automatisch für jede "Abteilung" ein Unterordner in der Dateistruktur angelegt und damit mehrere Dateien je Abteilung. Dies dient der Übersichtlichkeit beim Durchsuchen der Daten.

Üblicherweise werden "durchsuchbare PDFs im Format PDF/A-1" erstellt.
Je Blatt (2 Seiten) erhöhen die Dateigrösse um ca. 2MB, so dass ein grosser Ordner ungefähr 1 - 1,2 GB beansprucht.
Für das Brennen auf DVD-R werden 4,7GB DVD-R von Verbatim, Maxell oder Intenso genutzt.
Jede DVD wird in einem eigenen Jewel-Case geliefert.
Das Brennen selbst erfolgt mit der geringsten Geschwindigkeit und es werden max. 4GB auf eine DVD gebrannt. Diese Maßnahmen erhöhen zusätzlich die Lebensdauer der DVD.

Das Schreddern der Blätter erfolgt in einem Schredder der Sicherheitsstufe 4 (empfohlen für geheimzuhaltendes Schriftgut) und auf Wunsch wird jeder Ordner einzeln geschreddert, der Inhalt zu gleichen Teilen auf 2 Behälter verteilt und dann wird jeder der Behälter separat zum einer Industrie-Verbrennungsanlage verbracht.

Der "Cloud-Speicher"

Sie wählen alternativ zwischen dem "anonymen" Cloud-Speicher (reine Dateiablage) auf den Internet-Server oder aber dem Web-Zugriff (als Web-Benutzer oder mit eigener Sub-Domain).
Die Daten liegen in Ihrem eigenen Nutzerverzeichnis, auf das nur Sie Zugriff haben.
Der Zugriff auf den Server erfolgt immer per SSL-Verschlüsselung. Also FTPS und/oder HTTPS.

Um die Sicherheit zu erhöhen, können Sie die Dateien auch vorher komprimieren und mit Passwort verschlüsseln. So haben Sie eine doppelte Sicherheit beim Datentransfer.

Um Ihrer Pflicht der Sicherung vor Verlust noch in erhöhtem Maß nachzukommen, buchen Sie noch das Backup dazu, so dass die Daten jede Nacht auf einen anderen Server im Rechenzentrum (nicht aus dem Internet erreichbar) kopiert werden.
In der "georedundanten" Variante ist noch zusätzlich ein tägliches Backup der Daten auf einen anderen Server enthalten, der sich mindestens 400km entfernt befindet. Wird keine Backup-Option gewählt, so sollten Sie Ihre Daten zusätzlich auf einem USB-Stick oder einem anderen Medium (DVD) sichern.